Rechnung erhalten..was tun? Signaturprüfung:
Vorgehensweise bei der Signaturprüfung
Durch die Signaturprüfung (Verifikation / Validierung) können Sie sich als Empfänger eines elektronischen Dokumentes mit qualifizierter elektronischer Signatur vergewissern,
- ob dessen Inhalt in unveränderter Form erhalten geblieben ist, also genau so, wie wir es als Absender an Sie geschickt haben (Identität) und
- ob die Identität des Absenders stimmt (Authentizität).
Die elektronische Signatur übernimmt die Rolle der handschriftlichen Unterschrift im elektronischen Geschäftsverkehr. Wegen dieser Qualitätskriterien hat der Gesetzgeber innerhalb der EU der "qualifizierten elektronischen Signatur" Rechtskraft zugewiesen. Weitere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie auf des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Zur Überprüfung der digitalen Signatur von Dokumenten und EDI-Daten verwenden Sie die kostenlos erhältliche Prüfsoftware icoya eForms Scan Processor. Diese erzeugt zudem die rechtsverbindliche Prüfdokumentation. Mit ihm ist die Signaturprüfung qualifiziert signierter Rechnungen und Dokumente ein Kinderspiel. Sie können damit praktisch alle im Geschäftsverkehr gebräuchlichen Dokumente validieren:
- PDF-Rechnungen bzw. Dokumente,
- EDI-Daten (als Datei oder im 2D-Barcode),
- FAX-Dokumente mit icoya 2D-Barcode,
- gedruckte Papierdokumente mit icoya 2D-Barcode,
- MS-Office Dokumente,
- beliebige andere Formate, Binärdateien.
Die zu überprüfenden Dokumente können entweder mit dem icoya eForms Scan Processor manuell oder in einem automatischen Batch-Modus kontinuierlich überprüft werden. In diesem Validierungs-Server-Modus fortwährend alle Rechnungen und Dokumente, die sich in einem Eingangsverzeichnis befinden und erzeugt automatisch ein Prüfprotokoll.
Vorgehensweise:
- Download des kostenlosen Prüfprogrammes icoya eForms Scan Processor und Installation
- Start der Prüfsoftware
- Manuelle oder automatische Prüfung
- Archivierung der elektronischen Rechnung und des ausgegebenen Prüfprotokolls beim Rechnungsempfänger
Neu: Signaturprüfung im Web
Über die Dienste certificate24.de und validate24.de können Sie PDF-Dokumente und Rechnungen überprüfen und Signaturzertifikate abfragen. Die Verwendung der Internetdienste hat den Vorteil, dass keine zusätzliche Software installiert werden muss. Außerdem können Sie die Dienste mit beliebigen Systemen und Mobilgeräten verwenden. Der Internetdienst hat jedoch den Nachteil, dass die automatische Validierung von Eingangsrechnungen hiermit nicht möglich ist. Für die automatische kontinuierliche Prüfung von Rechnungen, Dokumenten oder EDI-Daten verwenden Sie bitte den icoya eForms Scan Processor.