Als Systemhaus beschäftigen wir uns seit unserer Gründung 2002 mit dem Thema Dokumentenmanagement / Archivierung bei mittelständischen Unternehmen (z.B. mit DOCUframe). Der Trend beim Thema Archivierung geht seit einigen Jahren nicht nur aus Kostengründen weg von einmalbeschreibbaren Datenträgern (WORM, Jukebox) hin zu elektronischen Signaturen. So werden Dokumente und Daten unveränderbar signiert und damit wichtige Teile der sogenannten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) eingehalten.
Daher war uns das Thema Signaturen bereits geläufig, als im Februar 2005 unser Kunde Volz Luftfilter GmbH & Co. KG sich entschloss, das Projekt "E-Billing - elektronischer Rechnungsversand mit qualifizierter digitaler Signatur im Mittelstand" mit yourIT durchzuführen. Einer der Gründe, weshalb wir uns bei Volz durchsetzten, war eben unsere Erfahrung mit Archiv und GDPdU. Kaum einer der Mitbewerber dachte daran, dass E-Billing mehr für ein mittelständisches Unternehmen wie Volz Luftfilter bedeutet als mittels eines Signaturservers qualifizierte elektronische Signaturen auf E-Mail- oder Faxrechnungen aufzubringen, wie dies der §14 Abs.3 UStG vorschreibt.
Unserem Experten-Team von yourIT war hingegen sofort klar: Wer bei E-Billing elektronisch signierte PDFs oder Faxe versendet, muss sich automatisch auch dem Thema Archivierung stellen. Daher war E-Billing für yourIT von Anfang an eine DMS / Archiv-Lösung. Elektronische Rechnungen stellen die Originale dar und sind daher auch in dieser Form aufzubewahren. Ein Ausdrucken und Ablegen in Papierform stellt hier einen absolut unsinnigen und unnötigen Medienbruch dar. Schließlich bietet der Umgang mit elektronischen Dokumenten viele Vorteile.
Auch sollen aufbewahrungspflichtige Unterlagen laut GDPdU seit 01.01.2002
* jederzeit verfügbar
* unverzüglich lesbar und
* maschinell auswertbar sein.
Die elektronischen Rechnungen unserer E-Billing-Lösung bieten daher zumindest optional die Möglichkeit, XML- oder EDI-Daten mit dem Dokument qualifiziert elektronisch signiert abzulegen und an den Rechnungsempfänger zu überliefern. Eine Möglichkeit, die uns der icoya EDI Signaturserver optimal zur Verfügung stellte.
Zudem wussten wir aus unserer ERP-Erfahrung, dass die für den Versand und die Archivierung beim Rechnungsversender notwendigen Daten irgendwie aus dem ERP-System entlockt werden mussten, ohne dass für jedes unterschiedliche ERP-System komplizierte und kostenintensive Schnittstellen geschaffen werden sollten. Außerdem kann nicht jedes ERP-System so einfach mal eine PDF-Rechnung, XML-Daten und einen Archivindex zur Verfügung stellen. Man denke hierbei z.B. an Systeme auf AS/400. Wir erweiterten daher die Lösung "E-Billing - elektronischer Rechnungsversand mit qualifizierter elektronischer Signatur für den Mittelstand" um eine ausgereifte Druckoutput-Komponente, die unsere E-Billing-Lösung somit ERP-neutral macht.
Unsere Lösung "E-Billing - elektronischer Rechnungsversand mit qualifizierten Signaturen für den Mittelstand" wurde daher von yourIT als Komplettlösung in Form einer Softwarelieferkette konzipiert.
Nutzen auch Sie unsere Erfahrung und den Vorteil unserer Komplettlösung, damit E-Billing in Ihrem Unternehmen zum Erfolg wird. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.